Përdorimi i Dashboard-eve dhe Rapoarteve të Flotës për Benchmarking të Performancës së Shërbimeve në Terren në Shqipëri

Në sektorin gjithnjë e më konkurrues të shërbimeve në terren në Shqipëri, aftësia për të matur dhe krahasuar performancën e flotës është thelbësore për uljen e kostove, rritjen e produktivitetit dhe përmirësimin e cilësisë së shërbimit ndaj klientit. Me rritjen e kërkesës për transparencë dhe efikasitet operacional, gjithnjë e më shumë kompani po përdorin të dhënat telematike, monitorimin GPS dhe raportet e automatizuara për të kuptuar më mirë mënyrën se si përdoren automjetet dhe si performojnë ekipet në terren.

Me një platformë të integruar si ayefleet, menaxherët mund të kenë në një vend të vetëm informacionin mbi pozicionin e automjeteve, udhëtimet, ndalesat, sjelljen e shoferëve, konsumin e karburantit dhe tregues të tjerë të rëndësishëm të performancës.

Pse është i rëndësishëm dashboard-i i flotës?

Për kompanitë që menaxhojnë ekipe dhe automjete në terren, një dashboard i flotës nuk shërben vetëm për të parë se ku ndodhet një automjet.

Ai duhet t'i japë menaxherit një pasqyrë të qartë mbi atë që po ndodh në flotë dhe ta ndihmojë të identifikojë shpejt problemet që mund të ndikojnë në produktivitet ose në kosto.

Përmes një dashboard-i të centralizuar në ayefleet, menaxherët mund të monitorojnë:

• pozicionin e automjeteve në kohë reale;

• automjetet në lëvizje dhe ato të ndaluara;

• historikun e udhëtimeve;

• distancën e përshkuar;

• kohën e qëndrimit në vend me motor të ndezur;

• ndalesat dhe kohëzgjatjen e tyre;

• sjelljen e shoferëve;

• përdorimin e automjeteve jashtë orarit të punës.

Kjo e bën më të lehtë identifikimin e problemeve operative pa pasur nevojë të analizohen manualisht dhjetëra automjete ose raporte të ndryshme.

Raportet që ndihmojnë në krahasimin e performancës

Vetëm mbledhja e të dhënave nuk është e mjaftueshme. Vlera reale krijohet kur këto të dhëna përdoren për të krahasuar performancën ndërmjet automjeteve, shoferëve, ekipeve apo periudhave të ndryshme.

Për kompanitë që operojnë në Tiranë, Durrës apo në qytete dhe rajone të tjera të Shqipërisë, raportet mund të ndihmojnë në identifikimin e dallimeve ndërmjet ekipeve dhe mënyrës se si përdoren automjetet.

Udhëtimet, ndalesat dhe koha e qëndrimit

Analizimi i udhëtimeve mund të tregojë:

• sa udhëtime realizon secili automjet;

• sa kilometra përshkohen;

• sa kohë kalon automjeti në lëvizje;

• sa kohë qëndron i ndaluar;

• ku ndodhin ndalesat;

• nëse ka devijime ose përdorim joefikas të automjetit.

Duke krahasuar këto të dhëna ndërmjet automjeteve ose ekipeve, menaxherët mund të identifikojnë më lehtë mundësitë për përmirësim.

Konsumi dhe menaxhimi i karburantit

Karburanti përbën një nga kostot kryesore operative për shumë flota.

Monitorimi dhe analiza e karburantit mund të ndihmojnë në evidentimin e:

• konsumit mesatar të automjeteve;

• ndryshimeve të pazakonta në konsum;

• furnizimeve me karburant;

• konsumit sipas automjetit ose periudhës;

• rasteve të dyshimta të humbjes ose keqpërdorimit të karburantit.

Në këtë mënyrë, menaxheri mund të krahasojë automjetet dhe të identifikojë ato që kanë konsum më të lartë se mesatarja.

Vlerësimi i sjelljes së shoferëve

Performanca e flotës nuk varet vetëm nga automjetet, por edhe nga mënyra se si ato drejtohen.

Të dhënat telematike mund të evidentojnë ngjarje si:

• tejkalimi i shpejtësisë;

• frenimi i fortë;

• përshpejtimi i menjëhershëm;

• kthesat agresive;

• përdorimi i panevojshëm i motorit gjatë qëndrimit.

Duke i lidhur këto ngjarje me shoferin përkatës, kompania mund të krijojë një sistem më objektiv të vlerësimit të performancës dhe të identifikojë se ku nevojitet trajnim apo përmirësim.

Geofencing: më shumë kontroll mbi aktivitetin në terren

Për kompanitë e shërbimeve në terren, nuk është gjithmonë e rëndësishme vetëm të dini ku ndodhet automjeti. Shpesh duhet të dini nëse automjeti ka mbërritur në lokacionin e klientit, sa kohë ka qëndruar aty dhe kur është larguar.

Për këtë përdoret geofencing-u.

Në platformë mund të përcaktohen zona virtuale për:

• klientët;

• depot;

• zyrat;

• kantieret;

• pikat e furnizimit;

• zonat e shërbimit.

Kur një automjet hyn ose del nga një zonë e përcaktuar, sistemi mund ta regjistrojë automatikisht ngjarjen.

Kjo i mundëson kompanisë të analizojë:

• kohën e mbërritjes te klienti;

• kohëzgjatjen e vizitës;

• numrin e vizitave;

• vonesat;

• aktivitetin sipas zonave ose rajoneve.

Në këtë mënyrë, performanca e ekipeve në terren mund të matet mbi bazën e të dhënave konkrete dhe jo vetëm mbi raportimin manual.

Krahasimi i performancës ndërmjet ekipeve dhe rajoneve

Një nga përfitimet më të mëdha të të dhënave të flotës është mundësia për të krijuar standarde të matshme të performancës.

Për shembull, një kompani mund të krahasojë:

Ekipi A me Ekipin B

ose:

Tirana me Durrësin

duke analizuar tregues si:

• numri i vizitave;

• kilometrat e përshkuar;

• koha mesatare për vizitë;

• koha në trafik;

• ndalesat;

• konsumi i karburantit;

• përdorimi i automjeteve;

• sjellja e shoferëve.

Në vend që të gjykohet performanca vetëm nga perceptimi, vendimmarrja mund të mbështetet në të dhëna reale.

Nga të dhënat te veprimi

Raportet dhe dashboard-et kanë vlerë vetëm kur ndihmojnë menaxherët të ndërmarrin veprime konkrete.

Në ayefleet, të dhënat e flotës mund të përdoren për të identifikuar raste si:

• nisje të vonuara të ekipeve;

• ndalesa të panevojshme;

• automjete me përdorim më të ulët ose më të lartë se mesatarja;

• tejkalime të shpeshta të shpejtësisë;

• konsum të pazakontë të karburantit;

• përdorim të automjeteve jashtë orarit;

• devijime nga zonat ose itineraret e përcaktuara.

Menaxheri mund të analizojë problemin dhe të ndërhyjë përpara se ai të kthehet në një kosto të vazhdueshme për kompaninë.

Raporte të automatizuara për menaxhmentin

Jo çdo menaxher ka nevojë ta hapë platformën çdo ditë për të analizuar flotën në detaje.

Për këtë arsye, raportet periodike janë një pjesë e rëndësishme e menaxhimit modern të flotës.

Raportet mund të përgatiten sipas:

• ditës;

• javës;

• muajit;

• automjetit;

• shoferit;

• grupit të automjeteve;

• departamentit.

Kështu, menaxhmenti mund të ketë një pasqyrë të vazhdueshme mbi performancën dhe të identifikojë trendet pozitive ose negative me kalimin e kohës.

Menaxhimi i mirëmbajtjes së automjeteve

Të dhënat e flotës mund të përdoren gjithashtu për planifikimin më të mirë të mirëmbajtjes.

Në vend që servisi të varet vetëm nga kujtesa e shoferit ose nga kontrolli manual, kompanitë mund të planifikojnë mirëmbajtjen sipas:

• kilometrave të përshkuar;

• intervaleve kohore;

• orëve të punës së automjetit;

• afateve të përcaktuara të servisit.

Kjo ndihmon në zvogëlimin e rasteve kur automjetet mbesin jashtë përdorimit për shkak të mirëmbajtjes së vonuar dhe krijon një proces më të organizuar për menaxhimin e flotës.

Dëshmi më të qarta për shërbimet në terren

Për kompanitë që kryejnë instalime, mirëmbajtje, shpërndarje, shitje apo shërbime të tjera në terren, të dhënat GPS mund të shërbejnë edhe si dëshmi e aktivitetit.

Kompania mund të verifikojë:

Kur ka mbërritur ekipi → Ku ka qenë → Sa kohë ka qëndruar → Kur është larguar

Kjo është veçanërisht e dobishme kur kërkohet të verifikohet realizimi i një vizite ose të sqarohet një situatë me klientin.

Një pamje e plotë e performancës së flotës

Menaxhimi modern i flotës nuk duhet të kufizohet vetëm te shfaqja e automjeteve në hartë.

Qëllimi është që të dhënat të ndihmojnë kompaninë të kuptojë si po përdoret flota, ku krijohen kostot dhe ku ekziston mundësia për përmirësim.

Duke kombinuar GPS tracking, raportet, geofencing-un, monitorimin e karburantit, sjelljen e shoferëve dhe mirëmbajtjen, ayefleet u mundëson kompanive në Shqipëri të krijojnë një pasqyrë më të plotë të operacioneve të tyre në terren.

Në këtë mënyrë, menaxherët nuk shohin vetëm se ku ndodhen automjetet, por mund të kuptojnë edhe:

si po përdoren, nga kush po përdoren dhe sa efikase janë operacionet e flotës.

Zbuloni më shumë rreth menaxhimit dhe analizës së flotës në ayefleet.com.